Bedrijfsbezoeken en Controles: Bereid je goed voor op inspecties van de Belastingdienst

Ben jij zelfstandig ondernemer in de bouw en werk of huur jij zzp’ers in? Wil je voorbereid zijn op eventuele bedrijfsbezoeken en controles van de Belastingdienst? Dan kun je hier rekening mee houden. Sinds 1 januari 2025 is de Belastingdienst weer actief met controles op schijnzelfstandigheid. Dit komt doordat de regels rond de beoordeling van arbeidsrelaties zijn aangescherpt. Als zzp’er in de bouw is het belangrijk dat je goed voorbereid bent op mogelijke inspecties. In dit artikel lees je hoe de controles verlopen en wat je kunt doen om te zorgen dat alles goed is geregeld.

Wat houdt de controle op schijnzelfstandigheid in?

De Belastingdienst kijkt kritisch naar de arbeidsrelaties tussen ondernemers en zzp’ers. Als je een zzp’er inhuurt voor werk dat in werkelijkheid niet zelfstandig uitgevoerd wordt, kan dat leiden tot naheffingen en boetes. Dit gebeurt wanneer een zzp’er als werknemer wordt gezien, maar zonder de rechten die een werknemer heeft. Om dat te voorkomen, moet je goed inzicht hebben in hoe je met zzp’ers werkt en de juiste afspraken vastleggen.

Hoe controleert de Belastingdienst?

De Belastingdienst kan op verschillende manieren controleren of je arbeidsrelaties in orde zijn:

1. Bedrijfsbezoeken: Inspecteurs komen fysiek langs om in gesprek te gaan over de arbeidsrelaties binnen je bedrijf.
2. Boekenonderzoeken: Dit is een diepgaandere controle waarbij je administratie wordt onderzocht, inclusief contracten, facturen en loonadministratie.
3. Steekproeven en risicogerichte controles: De Belastingdienst kan steekproeven uitvoeren om snel risico’s te identificeren.
4. Signalen uit klantbehandelingen: Als er klachten binnenkomen of andere signalen zijn, kan dat leiden tot een controle.

Wat kun je verwachten bij een bedrijfsbezoek?

Bij een bedrijfsbezoek zal de Belastingdienst een inspecteur langs sturen om je te interviewen en documenten door te nemen. De inspecteur onderzoekt of je arbeidsrelaties correct zijn gedocumenteerd en of je de zzp’ers daadwerkelijk op zelfstandige basis hebt ingehuurd. De Belastingdienst zal in dit geval eerst een waarschuwing geven als ze vermoeden dat er sprake is van schijnzelfstandigheid. Er volgt dan mogelijk een vervolgonderzoek, maar dit is vaak nog niet direct bestraffend.

Stappen bij een bedrijfsbezoek

1. Aankondiging: Je krijgt een schriftelijke aankondiging van de Belastingdienst.
2. Uitvoering: De inspecteur voert gesprekken met de verantwoordelijken binnen je bedrijf.
3. Documentanalyse: Ze controleren of je modelovereenkomsten hebt gebruikt en of deze correct zijn toegepast.
4. Evaluatie: Na afloop wordt een verslag opgesteld met bevindingen en eventueel een risico-inschatting.

Voorbereiden op een bedrijfsbezoek

• Controleer of je werkt met goedgekeurde modelovereenkomsten voor zzp’ers.
• Zorg ervoor dat je overeenkomsten in de praktijk worden nageleefd.
• Houd een overzicht bij van je arbeidsrelaties en de aard van de werkzaamheden die zzp’ers uitvoeren.
• Maak regelmatig interne controles om te zorgen dat je voldoet aan de regelgeving.

Wat gebeurt er bij een bedrijfsbezoek

Bij een boekenonderzoek kijkt de Belastingdienst dieper in je administratie. Ze controleren of je de juiste belastingaangiften hebt gedaan en of alle documenten kloppen. Dit is een grondigere controle dan een bedrijfsbezoek en kan leiden tot naheffingen als blijkt dat je arbeidsrelaties niet correct zijn.

Stappen bij een boekenonderzoek

1. Aankondiging: Je ontvangt een brief van de Belastingdienst met de aankondiging van het onderzoek.
2. Documentenanalyse: Ze controleren contracten, facturen, loonadministratie en andere relevante documenten.
3. Uitvoering: Het onderzoek vindt plaats, zowel fysiek als digitaal.
4. Conclusies: Er wordt gekeken of er correcties of naheffingen nodig zijn.
5. Rapportage: De bevindingen worden vastgelegd in een rapport.

Voorbereiden op een boekenonderzoek

• Zorg ervoor dat je contracten, facturen en loonadministratie correct zijn en goed bewaard worden.
• Houd bij welke zzp’ers je hebt ingehuurd en zorg ervoor dat zij daadwerkelijk zelfstandig werken.
• Zorg ervoor dat je de administratie op tijd inlevert en dat alles overzichtelijk is voor de inspecteurs.

Wat wordt er precies gecontroleerd?

De Belastingdienst heeft een aantal belangrijke punten waarop ze letten tijdens controles. Ze gebruiken een vragenlijst beoordeling arbeidsrelaties die is gebaseerd op de praktijk en de regels van de Belastingdienst. Hierbij wordt vooral gekeken naar hoe de zzp’er werkt, niet alleen naar wat er op papier staat.

De belangrijkste criteria bij de beoordeling zijn

1. Gezagsverhouding: Heeft de opdrachtgever de regie over hoe het werk uitgevoerd wordt? Kan de zzp’er zijn eigen werktijden en werkplek kiezen?
2. Inbedding in de organisatie: Is de zzp’er onderdeel van je bedrijf? Werkt hij met andere werknemers samen?
3. Commercieel risico: Draagt de zzp’er financieel risico? Heeft de zzp’er meerdere opdrachtgevers en maakt hij investeringen in bedrijfsmiddelen?
4. Persoonlijke uitvoering: Mag de zzp’er zich laten vervangen zonder toestemming?
5. Contractvoorwaarden: Hoe is de beloning geregeld? Is er sprake van doorbetaling bij ziekte of vakantiedagen?

Hoe verklein je de kans op problemen?

• Gebruik goedgekeurde modelovereenkomsten: Dit helpt je om aan te tonen dat je je zzp’ers correct inhuurt.
• Documenteer de zelfstandigheid van je zzp’ers: Zorg ervoor dat je kunt aantonen dat ze echt zelfstandig werken, bijvoorbeeld door afspraken over werkuren en werklocatie duidelijk vast te leggen.
• Voer regelmatig interne controles uit: Dit helpt je risico’s te verminderen en ervoor te zorgen dat je voldoet aan de regels.
• Houd je administratie op orde: Dit is de basis voor een geslaagde controle. Zorg ervoor dat je altijd alles op orde hebt, zodat je snel kunt reageren op een controle.

Conclusie

De controles op schijnzelfstandigheid kunnen gevolgen hebben voor jou en je bedrijf, maar door je goed voor te bereiden, kun je de risico’s minimaliseren. Zorg ervoor dat je administratie klopt, gebruik de juiste overeenkomsten en laat zzp’ers daadwerkelijk zelfstandig werken. Zo kom je niet voor verrassingen te staan bij een bedrijfsbezoek of boekenonderzoek.

Zelfstandigen Bouw staat klaar om je te ondersteunen bij vragen over dit onderwerp. Heb je twijfels of wil je meer informatie? Neem contact met ons op. We helpen je graag met praktische tips en adviezen.

Bron: Belastingdienst, Handhavingsplan arbeidsrelaties tranche 2025